Vier unterschiedlich hohe Stapel mit 100 Euro Geldbündeln, die wie eine Treppe angeordnet sind. — © Sezeryadigar / iStock

Aufgaben des HCC

Finanz- und Rechnungswesen

Als Financial Shared Service Center übernehmen wir – das Fachliche HCC – für die Dienststellen des Landes Hessen vielfältige Aufgaben im Finanz- und Rechnungswesen. Wir nehmen dabei unter Verwendung der SAP-Systeme verschiedene Buchungs-, Finanzdienst- und Beratungsleistungen für die Dienststellen wahr.

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Das HCC gewährleistet mit seinem Financial Shared Service ein effektives Finanz- und Rechnungswesen für die Hessische Landesverwaltung. Es erbringt für die rund 700 Dienststellen in Hessen zentrale Buchungs- und Beratungsleistungen im externen und internen Rechnungswesen (einschließlich des Konzernrechnungswesens). Darüber hinaus berät und unterstützt der Bereich die Dienststellen zum Produkthaushalt, zur zentralen Zahlbarmachung (Auszahlung) und zu Reorganisationen der Dienststellen.

Das Aufgabenspektrum rund um Finanzen und Rechnungswesen ist auf sechs Fachbereiche verteilt, die sich aus Teams mit entsprechenden Schwerpunkten zusammensetzen.

Überblick

Der Fachbereich Finanzbuchhaltung umfasst die Kreditoren- und die Debitorenbuchhaltung sowie die Zentrale Rechnungseingangsstelle. Zu den Aufgaben der Kolleginnen und Kollegen gehören die Buchungen von Rechnungen und Gutschriften, die Erstellung von Fakturen und die Überleitung in die Finanzbuchhaltung, die Pflege der Kreditoren-, Debitoren- und Anlagenstammdaten sowie der SEPA-Mandate, die Betreuung des Mahn- und Vollstreckungswesens (zum Beispiel Durchführung der Mahnläufe, Veranlassung von Vollstreckungen) und die zentrale Bearbeitung von Rechnungen für den „Elektronischen Kreditorischen Rechnungsworkflow – E-KRW“: Dazu gehören das Einscannen der Rechnungen, die Sichtprüfung der Rechnungs-Scans am PC, die Validierung der eingescannten Rechnung und die elektronische Weiterleitung der Rechnungen an die zuständigen Dienststellen (Buchungskreise).

Das Bilanzteam berät und unterstützt die Dienststellen und Ressorts bei der Erstellung der Einzel- und Teilkonzernabschlüsse sowie bei den Prüfungen durch Wirtschaftsprüfungsgesellschaften. Die Abschlüsse werden vom Bilanzteam zum Gesamtabschluss des Landes Hessen konsolidiert.

Zu den Aufgaben des Fachbereichs gehören außerdem die Weiterentwicklung der rechnungslegungsrelevanten Prozesse, des Verwaltungskontenplans und des Kontierungshandbuchs sowie die Ausarbeitung von Stellungnahmen zu Bilanzierungsfragen.

Die Kolleginnen und Kollegen aktualisieren darüber hinaus Arbeitshilfen zur Erstellung der laufenden Buchführung und der Jahresabschlüsse und veröffentlichen sie anschließend. Zudem werden Kontenanträge der Dienststellen bearbeitet.

Auch wenn es um die Mitwirkung bei der Betreuung und Durchführung von Reorganisationen (Umstrukturierung von Dienststellen, beispielsweise nach Landtagswahlen) geht, ist das Team am Zug. Der Fachbereich ist nicht zuletzt in die Durchführung des Projektes zur Novellierung der Landeshaushaltsordnung (LHO) eingebunden; die Projektleitung liegt im Bilanzteam.

Der Fachbereich Qualitätssicherung internes Rechnungswesen / Produkthaushalt / Reorganisation (QSIR) berät die zehn Ressorts der Hessischen Landesverwaltung – die mit einem Großkonzern verglichen werden kann – mit ihren etwa 70 Buchungskreisen in allen Fragen rund um das Thema Controlling. Doch im Gegensatz zum externen, wird im internen Rechnungswesen nicht auf Basis gesetzlicher Regelungen gearbeitet, sondern aufgrund interner Vorgaben, die auch zum Teil eigenverantwortliche Entscheidungsspielräume beinhalten.

Die Kolleginnen und Kollegen des Fachbereichs QSIR sind unter anderem im SAP-Anwendungsmanagement in der Bearbeitung von Kundenanforderungen über das HCC-Ticketsystem und der fachlichen Kundenbetreuung tätig.

Die einzelnen Arbeitsbereiche unterteilen sich dabei in Controlling, Haushaltsplanung, Haushaltsmanagement und zentral technische Abschlussarbeiten sowie Reorganisationen.

Zu den angebotenen Leistungen im Controlling zählen die Qualitätssicherung der Stamm- und Strukturdaten in SAP, die Planung und Durchführung der internen Leistungsverrechnung, die technische Durchführung der Controlling-Periodenabschlüsse sowie die Bearbeitung von Änderungsanträgen zur Ausgestaltung des Controllings der Kunden mit entsprechenden Stellungnahmen über das HCC-Ticketsystem. Zudem wirken die Kolleginnen und Kollegen des Fachbereichs bei der Erarbeitung und Weiterentwicklung von Controlling-Konzepten mit.

Im Rahmen der Haushaltsplanung (Produkthaushalt) ist der Fachbereich für die Qualitätssicherung und Weiterentwicklung der SAP-gestützten Planungsprozesse und das Anforderungsmanagement zuständig. Auch Stellungnahmen und Beratungen zu Fachanfragen bezüglich der SAP-gestützten Aufstellung des Haushalts und die Analyse der Wirtschaftsplanberichte hinsichtlich technischer oder inhaltlicher Fehler gehören zum Aufgabenbereich.

Beim SAP-gestützten Haushaltsmanagement übernehmen die Kolleginnen und Kollegen unter anderem die Qualitätssicherung und Pflege der Stammdaten, die technische Durchführung der Arbeiten für den monatlichen Periodenabschluss und für den Jahresabschluss sowie die Fachbetreuung der Kunden bei Fragen zum Haushaltsmanagement in SAP.

Ein weiterer, zunehmend wichtiger Aufgabenbereich sind die Reorganisationsmaßnamen bei Änderungen oder der Neustrukturierung der Aufbauorganisationen in den Dienststellen / Buchungskreisen. Zusammen mit den Fachbereichen Bilanzteam und Fachbetreuung Personalwirtschaft / Schnittstelle / Vorsorgekasse stehen die Kolleginnen und Kollegen des Fachbereichs QSIR den Ressorts und Buchungskreisen – sowohl technisch als auch fachlich – beratend zur Seite.

Größere Reorganisationen werden regelmäßig in Form von Projekten durchgeführt. Auch hierbei unterstützen die Kolleginnen und Kollegen des Fachbereichs QSIR die Kunden bei der Planung und fachlichen Konzeption der Umsetzung in den entsprechenden SAP-Systemen. Im Regelfall wird die Projektanbahnung, -organisation und -leitung übernommen. Gemeinsam mit allen betroffenen Fachteams im HCC werden schließlich die Fachanforderungen der Kunden in SAP technisch umgesetzt.

Die Kolleginnen und Kollegen in diesem Fachbereich wickeln nahezu den gesamten unbaren Zahlungsverkehr der Hessischen Landesverwaltung ab. Hierzu unterhält das HCC mehr als 100 Bankkonten zum Beispiel bei der Landesbank Hessen und der Deutschen Bundesbank.

Ein Aufgabenschwerpunkt des Fachbereichs liegt darin, mit der Software SAP Zahlläufe für die rund 700 Landesdienststellen durchzuführen und über die Hausbanken des Landes Hessen abzuwickeln. Da längst nicht alle Zahlungen über die SAP-Software angestoßen werden, ist der Fachbereich auch für die pünktliche Abwicklung von Zahlungen aus Non-SAP-Systemen verantwortlich. Zu den Zahlungen, die vom Fachbereich Bank / Zahlbarmachung abgewickelt werden, gehören neben Wohngeld, BAföG, Steuererstattungen, der Schuldendienst des Landes Hessen, Personalzahlungen an die Beschäftigten des Landes Hessen, auch Fördergelder wie zum Beispiel die Corona-Soforthilfen zur Bewältigung der Auswirkungen der Corona-Pandemie.

Der Fachbereich Bank / Zahlbarmachung hat im Zuge der Auflösung der Staatskassen und der Staatshauptkasse die Aufgabe der obersten Landeskasse übernommen. In dieser Funktion wirkt der Fachbereich vorbereitend beim Liquiditätsmanagement des Hessischen Ministeriums der Finanzen mit. Für die Disposition der zentralen Bankkonten der Landesverwaltung ist ausschließlich der Fachbereich Bank/ Zahlbarmachung verantwortlich. Zu den Aufgaben als Zentralkasse des Landes Hessen gehört auch die Abrechnung der Steueranteile des Bundes am Gesamtsteueraufkommen und die Mitwirkung bei der Erstellung der kameralen Haushaltsrechnung.

Die Erstellung der kameralen Tages-, Monats- und Jahreskassenabschlüsse ist der kameralen Haushaltsrechnung vorgelagert. Die Kolleginnen und Kollegen dieses Arbeitsbereichs verfügen über Expertenwissen zum Zusammenspiel der SAP-Module für Finanzbuchhaltung und Haushalt. Diese Fähigkeiten bringen sie auch außerhalb der Linienarbeit in Projekten wie Reorganisationen (Umstrukturierung von Dienststellen, beispielsweise nach Landtagswahlen) oder dem Projekt zur Novellierung der Landeshaushaltsordnung (LHO) ein.

Weitere Aufgabenschwerpunkte liegen in der Bearbeitung der elektronischen Kontoauszüge, der Abrechnung von Zahlstellen und Finanzkassen und der Beratung der Landesdienststellen in allen Fragen des Zahlungsverkehrs.

Kreditkarten, SEPA-Lastschriftmandate, Bargeld, Schecks, Zahlungen im Internet – der Fachbereich Bank / Zahlbarmachung gibt zu diesen Themenfeldern Auskunft und berät die Landesdienststellen.

Der Fachbereich wickelt darüber hinaus die zentrale Abrechnung zwischen dem Bund und den Bundesländern für das KONSENS-Vorhaben und das Verfahren KiStA ab.

Zum Aufgabenportfolio gehört die fachliche Beratung, zentrale Stammdatenpflege inklusive Datenmigration sowie die Erstellung von Auswertungen und Statistiken im SAP HCM im Auftrag der Ressorts. Im Rahmen des Qualitätsmanagements werden dezentrale Datenkorrekturen koordiniert, Qualitätsstandards für die einheitliche Pflege von personalrelevanten Stammdaten definiert und diesbezügliche Anwenderhinweise erstellt. Die Beauftragung zur Jobeinplanung und die Überwachung der Jobläufe erfolgt ebenfalls auf Antrag. Finden im SAP HCM organisatorische Reorganisationen statt, können diese vom Fachbereich koordiniert und im System durchgeführt werden.

Die Kolleginnen und Kollegen nehmen des Weiteren zentrale Integrationsaufgaben zwischen den SAP-Systemen des Personalwesens und des Rechnungswesens wahr. Sie sind Ansprechpersonen für systemübergreifende Fragen zur Buchung der Personalaufwände (Personal - und Reisekosten) sowie deren Durchführung und Analysen. Darüber hinaus wird die Berechnung und Buchung der zentral zu ermittelnden personenbezogenen Rückstellungen für Versorgungsverpflichtungen, Lebensarbeitszeitkonten und Dienstjubiläen in diesem Fachbereich vorgenommen.

Die Führung der Geschäftsbetriebe Vorsorgekasse und des zukünftigen Buchungskreises 'Sondervermögen Versorgungsrücklage des Landes Hessen' ist ebenfalls in diesem Fachbereich angesiedelt. Dies beinhaltet die Haushaltsaufstellung und -überwachung, die Bewirtschaftung und Ausführung des Produkthaushalts sowie Qualitätssicherungsmaßnahmen, das Erstellen von Führungs-, Qualitätskennzahlen und Ressortberichten, die Vornahme von Analysen zu Soll-Ist-Abweichungen sowie die Durchführung der Jahresabschlussarbeiten.

Der Fachbereich Landesinterne Steuerberatung im Hessischen Competence Center für Neue Verwaltungssteuerung (HCC) ist das zentrale Steuerbüro des Landes Hessen. Die Landesinterne Steuerberatung wirkt bei der Erfüllung der steuerrechtlichen Verpflichtungen der unmittelbaren Landesverwaltung mit, stellt eine einheitliche Rechtsanwendung sicher und ist ein zentraler Bestandteil des Tax Compliance Management Systems (TCMS) des Landes Hessen.

Die Veränderung der Besteuerung der öffentlichen Hand durch die Einführung des § 2b Umsatzsteuergesetz und die Modernisierung und Digitalisierung der Verwaltung und deren Geschäftsprozesse lassen die Anforderungen an eine Steuerung und Kontrolle von Risiken auch in Bezug auf die Einhaltung von steuerlichen Pflichten bei allen Steuerarten weiterwachsen. Um der gestiegenen Erwartungshaltung des Gesetzgebers Rechnung zu tragen, müssen Verfahrensabläufe und Regelungen zur Erfüllung steuerrechtlicher Verpflichtungen einheitlich angepasst, gesteuert und validiert werden.

Mit der Einrichtung der Landesinternen Steuerberatung wird ein mit hoher fachlicher Kompetenz ausgestatteter Dienstleister geschaffen, der in einem dynamischen Umfeld für die zukünftigen Aufgaben gerüstet ist.