Bild einer Computermaus mit Kabel. Das Kabel ist in Form eines Einkaufswagens gelegt. — © iStock

Aufgaben des HCC

Zentrale Beschaffung

Wir vertreten die Hessische Landesverwaltung als zentrale Einkaufsorganisation im Rahmen des strategischen Beschaffungsmanagements. Unsere Leistung umfasst die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen – vom Bleistift, über Kraftfahrzeuge bis hin zur Beschaffung von Beratungsdienstleistungen.

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Das Land Hessen hat einen beträchtlichen Bedarf an Gütern und Dienstleistungen. Die Zentrale Beschaffung des HCC ist eine der Einkaufsorganisationen und zentralen Vergabestellen des Landes, die für diese Bedarfsdeckung verantwortlich ist. Dies entlastet die einzelnen Dienststellen des Landes erheblich.

Die Zentrale Beschaffung bündelt gleichartige Bedarfe, beauftragt diese in vergaberechtskonformen Verfahren und stellt über Rahmenverträge die wirtschaftlichste Bedarfsdeckung für alle Dienststellen sicher. Der Bestellprozess von der Bedarfserfassung bis zur Erfassung des Materialeingangs als auch die Zahlung werden vollständig elektronisch abgewickelt.

Daneben obliegen der Zentralen Beschaffung im HCC noch weitere Aufgaben, etwa das so genannte Aussonderungsverfahren, z. B. wegen Überalterung oder unrentabler Reparaturen, sowie die vergaberechtliche Begleitung von Zuwendungen des Landes Hessen an gemeinnützige und caritative Einrichtungen. Zudem ist das Vordrucklager der Hessischen Landesverwaltung hier angesiedelt.

Überblick

Bei der Bedarfsdeckung des Landes Hessen sind vielfältige rechtliche Bedingungen zu berücksichtigen, da es sich um Öffentliche Aufträge handelt, die von besonderen nationalen und europarechtlichen Vorschriften umfasst sind. All diese Regelungen, die darüber hinaus einem sehr schnellen Wandel unterliegen, gilt es zu beachten. In diesem Zusammenhang kommt der Zentralen Beschaffung nicht nur als verantwortliche Vergabestelle des Landes Hessen eine hohe Verantwortung hinsichtlich des vorzuhaltenden Vergaberechts-Know-hows zu, sondern auch eine wichtige Beratungsfunktion gegenüber den einzelnen Dienststellen. Ob Standardbedarf oder auch Spezialbedarf, dass vergaberechtliche Know-how wird hier vorgehalten und aufgrund von aktuellen Rechtsprechungen weiterentwickelt, um so eine rechtssichere Vergabe zu bewirken und hierdurch die Dienststellen des Landes Hessen zu entlasten. Des Weiteren gehört eine ständige Marktbeobachtung zu den Aufgaben der Zentralen Beschaffung, denn die Marktkenntnisse sind sowohl bedeutsam für eine gute Beratung der Dienststellen als auch für rechtssichere Vergabeverfahren.

Es ist Aufgabe der Teams, den jeweiligen Bedarf der Dienststellen zu beobachten. Wo gibt es gleiche Bedarfe? Wo Bündelungsmöglichkeiten? Ziel ist es, durch die Bündelung und Standardisierung gewisse Abnahmemengen zu realisieren, die in der Regel günstigere Einkaufspreise hervorbringen. Rahmenvereinbarungen können landesweit, aber auch auf bestimmte Dienststellen ausgerichtet sein.

Die Teams in der Zentralen Beschaffung bedienen sich einer entsprechenden technischen Fachanwendung (hier: E-Vergabe), die den gesamten Prozess aller nach dem Vergaberecht verlangten Verfahrensarten abbildet. Soweit der Abschluss von Rahmenvereinbarungen Gegenstand dieser Vergabeverfahren ist, erfolgt zudem – sofern geeignet – die Einstellung dieser Rahmenvereinbarungen in das elektronische Bestellsystem des Landes Hessen (E-Procurement). Die Dienststellen des Landes Hessen bestellen dann ganz unkompliziert, elektronisch aus diesem Katalog. Die Zahlung dieser Bestellungen wird nach Bestätigung des Wareneingangs automatisch elektronisch angestoßen. Die Dienststellen erfahren hier eine umfängliche Unterstützung durch die E-Procurement-Servicestelle.

Das Team kümmert sich darum, dass Vordrucke sowie Formulare und Publikationen (zum Beispiel von der Landeszentrale für politische Bildung, der Hessischen Staatskanzlei oder des Hessischen Ministeriums des Inneren und für Sport) gelagert, kommissioniert und ausgeliefert werden können. Zusätzlich erfolgt auch der Verkauf der Publikationen oder Vordrucke an Städte, Gemeinden, Schulen, Kreise oder Privatunternehmen.